さてブラビオ・プロジェクトは基本的にプロジェクト管理の遂行のために提供しているツールです。ですからプロジェクト管理についても少々まとめておきたいと思います。
プロジェクト管理とは？
そもそもプロジェクト管理とはどんなことでしょうか。検索エンジンなどで調べてこちらのページに辿り着いたあなたは何かのプロジェクトに参加していたり、そのプロジェクトを管理していたりして他の人がどんなふうにプロジェクト管理を実施しているかなどに興味を持っている方なのでしょう。
まずは「プロジェクト」という言葉です。少なくとも日本ではプロジェクトという横文字を使うことが一般的ですが意味としては下記のようになります。
要するになんらかのゴールを設定し、それを遂行していくための計画ということだそうです。
実際のビジネスの現場では人事評価の革新プロジェクトや新規のサービスのリリースプロジェクトだったりといった場面でこの「プロジェクト」という言葉は使われていることでしょう。
プロジェクト管理 とはこの「ゴールの設定された遂行すべき計画」を管理しながら進めていく手法だといえます。
そしてプロジェクト管理には様々な手法があります。
代表的なものとしてはPMBOK （Project Management Body Of Knowledge：ピンボック）と呼ばれる細かな体系として確立されており 総合管理、スコープ管理、コスト管理、スケジュール管理、品質管理、ステークホルダー管理、調達管理、リスク管理、コミュニケーション管理、組織管理など１０のエリア（項目）に分割してプロジェクトを総合的に管理していく管理体系です。
プロジェクト管理をうまく進行していくための流れ
さて、プロジェクトをうまく進行していくためにはどういった流れがあるのでしょうか。
プロジェクト管理の主な手法
プロジェクト管理もそのプロジェクトの性質に合わせていくつかの管理手法があります。
以下では５つの管理手法を説明していきます。
代表的なプロジェクト管理の手法は3つ
- PMBOK(Project Management Body Of Knowledge:プロジェクトマネジメント知識体系ガイド)
- CPPM(Critical Chain Project Management:クリティカルチェーン・プロジェクトマネジメント)
- アジャイル
PMBOK
さて、最初はプロジェクト管理の資料で必ずといってよいほど登場する「PMBOK」と呼ばれる手法です。
この手法の特徴は細かな体系として確立されており、
総合管理、スコープ管理、コスト管理、スケジュール管理、品質管理、ステークホルダー管理、調達管理、リスク管理、コミュニケーション管理、組織管理など１０のエリア（項目）に分割してプロジェクトを総合的に管理していく管理体系です。
この手法は非常にいろいろな場面が細かく定義されており網羅されているといっても良いかもしれません。
ただしプロジェクトの規模や特性によっては大げさすぎる場合もあるようです。
CCPM
次にCCPMという手法です。通常プロジェクトマネジメントの中でのタスク管理の場合各々のタスクの想定期間にはある程度バッファを持たせながら当初の予定により忠実に完了するように（ゴールをしっかり守れるように）設定しますがこのCCPMの場合は各々のタスクにはバッファを持たずいわばかつかつの状態で計画します。
もちろんプロジェクトを進行していく上では様々なリスクがありますので当然全体的に余裕をもって計画しますがこちらのCCPMの手法ではバッファを一元管理します。
メリットとしては可視化の簡単さや、その可視化作業の中で作業の優先順位などが分かりやすくなったりします。
逆にデメリットとしてはCCPMはプロジェクト全体を可視化でき、各々のタスク担当者が協力しやすいように設計しますが担当者同士が非協力的な場合はこのメリットを発揮しずらいのである種の性善説的な組織に向いた手法かもしれません。
アジャイル
最後に3つ目のアジャイルという手法です。こちらは一般的によく見る工程表的なもので一直線にプロジェクトを管理する手法ではなく、ゴールに設定した完璧な成果物ではなく最小単位のプロトタイプを一気に完成させ、そこからバージョンアップさせていくやり方です。
こちらはプロジェクト管理の中でもゴールの曖昧な（計画しているものではないものが出来上がったとしても）プロジェクトの管理に向いています。
最近のITの系のサービスなどの開発で用いられる手法ですが 橋梁の建築プロジェクトなど後戻りすることができないタスクが多い場合には適しません。
プロジェクト管理におけるタスク管理の方法
ここからはブラビオ・プロジェクトを使ったタスク管理の方法を学んでいきます。
ブラビオ・プロジェクトの特徴としてはガントチャートをサクサク作れるツールということで主にプロジェクト管理の現場で利用されることが多いツール（サービス）です。特徴としては
- ガントチャート作成機能（作表機能）
- 進捗報告機能（タスクの管理機能）
- コミュニケーション機能（情報共有機能）
の３つの代表的な機能があり、その他ファイル共有機能やToDo管理機能などがあります。
その他便利な機能として
- プロジェクト横断ビュー
- エクセルシートやCSVファイルへのエクスポート（インポート）機能
が搭載されていますがここでは「タスク管理」についての章なので上記３つの機能を使って説明してきます。
ブラビオを使った管理のコツ①：タスク管理の流れ
タスク管理の流れとしては、
- まずはタスクを洗い出し
- 各々のタスクに担当者をアサインし日程を調整（各々のメンバーなどの休暇などに合わせて）
- 日々の締め切り管理（進捗確認）とリスケジュール
という流れでタスクを管理していきます。
ブラビオを使った管理のコツ②：まずはタスクを作っていこう
さて、実際にタスク管理に入って行きます。まずはブラビオ・プロジェクトのガントチャートを使ってタスクを登録していきます。ここでは「漏れ」が後々の問題になるのでまずは思いつく限りのタスクを登録していきましょう。
この場面ではタスクの数は多く、細かいほど良いです。
さて、どうでしょう。
プロジェクトをゴールまで計画する際にタスクを洗い出す作業は比較的に簡単（というか楽しい）な作業です。
タスクを洗い出すのは非常に大切なことです。洩れがあってはいけませんので最初はできるだけ細かい単位でタスクを洗い出します。ただしあまりにも多すぎる場合チーム全体で共有、管理すべきタスクの量が増えすぎて結果的に管理ができなくなってしまう恐れがあります。
ここで重要なのはいちど洗い出したタスクを「チーム全体で共有すべき単位」を最小の粒度として複数のタスクを一つのタスクとしてまとめたりすることが大事です。一つのプロジェクトで一覧性を保つことができるタスクの数は期間にもよりますが概ね100～500個くらいが限界かと思われます（ブラビオ・プロジェクトでは5,000個まで登録することができます）。
よって仮に1,000個のタスクを洗い出したとしてもフォルダなどにまとめて100程度のタスクにまとめて行く作業が必要です。
ブラビオ・プロジェクトでは複数のタスクをフォルダとしてまとめることができます。またその階層は無制限なのでなるべくタスクをまとめてキレイに整理することでチーム全体で共有する際にキレイなタスク管理のシートが作成できます。
ブラビオを使った管理のコツ③：タスク実施者とのスケジュール調整をしよう
ここまでできたらプロジェクトにメンバーを招待します。ブラビオ・プロジェクトの場合プロジェクトに招待したメンバーは全員このガントチャートを閲覧することができます。
実際によく見る場面としては
マネージャが自らガントチャートを作成 → メンバーをアサイン → プロジェクト開始
という流れをよく見ますが、これでは「日程の調整」や「漏れタスクの洗い出し」などが不完全なままプロジェクトが発信してしまいますので、往々にして対象のプロジェクトではリスケジュールが発生してしまうケースが多いと思います。
タスクの洗い出しの部分ではブラビオ・プロジェクトの連絡帳の機能などを使って実際に配置されているタスクが適当なものなのか、期間は大丈夫なのかなどを現場の作業するメンバーに確認して貰う必要があります。
その点ブラビオ・プロジェクトでは「コミュニケーション機能」が搭載されていますので、プロジェクト連絡帳などを使ってドラフトとしての計画と実際の現場の意見などを擦り合わせていきます。
もちろん連絡帳の機能を必ずしも利用する必要はありません。
メンバーが比較的近くにいる場合などは 1 on 1 のミーティングや全体ミーティングなどで修正する必要がある場合もあるかもしれませんので、所属している組織に合わせて擦り合わせてください。
重要なのは「ドラフト＝まだまだ実行に移すには不十分なもの」と理解しましょう。
多くのプロジェクトがガントチャートなどにタスクをまとめて共有した時点でなんとなく線表通りに完了しそうに見えますが、実際にはまったく違うことを理解してすすめることはタスク管理のうえで非常に重要なことだと思います。
↑※（”○○のタスクが足りないです”とか”この工程はこの日程では完了できないと思われます”などのコメントを表示）
こんな感じで洗い出されたタスクをメンバーで共有してもらい議論していくことで、プロジェクト計画の全体の精度を上げると同時にメンバーに「担当者意識」を高めてもらうことがその後のタスク管理を楽に効率よく運用できるようになります。
ブラビオを使った管理のコツ④：進捗確認を実施しよう
とはいえ、タスクの管理は非常に大変なものです。一度でもプロジェクトマネージャを担当したことがある方はわかると思います。「進捗を報告しない人」「できない納期をOKしてしまう人」「やる気のない人（ここでは議論を避けますが…）」「締切日より前に納期遅れを相談できない人」など本当に気を失いそうな場面が多々あります。
ブラビオ・プロジェクトでは各々のプロジェクトに対して「進捗報告」という機能があります。こちらは図のように現在取り掛かっている仕事をリスト表示し、そのタスクの「進捗率」「進捗の報告日時」などを一覧表示することができます。
- 進捗率50% 報告日2週間前
- 進捗率60％ 報告なし
- 進捗率80% 報告日１日前
この場合一番安全なのはどれでしょうか…。①は進みは早いが２周間前になにか遭ったのかもしれません。②は音沙汰なし、③は遅れるかもしれませんが遅れるとしてもそんなに期間を乱すことはないでしょう。
このようにタスク管理の際には進捗率だけではなく報告日時や頻度なども参考にしてタスクを管理していく必要があります。
そもそもは必要なときに必要なコミュニケーションがあればよいのですが、進捗の遅れているタスクを担当している人ほど忙しく報告が疎遠だったりしますのでなかなか大変なことです。
ブラビオ・プロジェクトの進捗報告機能はこういった現在実行されているタスクをリスト化できます。その上で対象タスクの担当者にダイレクトメッセージを送ることができます。（複数のタスクに対して同時にメッセージを送れるので面倒な催促作業もドライに実行することができます。）
もちろん昨今のLINEやメールなどでもコミュニケーションをとることもできますが、プロジェクトに対してコミュニケーションが一元管理できることにより今まで以上に進捗の管理が捗ること間違いなしです。
ブラビオを使った管理のコツ⑤：タスクをしっかり更新してもらおう
最後のコツ 「タスクをしっかり更新してもらおう」に関してはブラビオ・プロジェクトの進捗報告機能が非常に便利ですが最後に物を言うのはやっぱり「直接のコミュニケーション」だと思います。
表題では「○○してもらおう」となっていますが、発想を変えて極端に言えばプロジェクトマネージャのあなたが担当者の代わりに数値を記入してあげても良いわけです。“工程表を更新してくれない”などとぼやくよりも前に自分で更新してもよいのです。ブラビオ・プロジェクトは非常にシンプルなツールなので担当者でも使いやすいとは思いますのでどうしても更新しない人、パソコン嫌いの人などに催促するよりもチャチャっとブラビオ・プロジェクトを更新してしまいましょう。
どんなプロジェクトにもかならず存在する（※個人的な決めつけですが）問題児さんにも各々の理由があるのですが、工程表がたった一人の進捗報告漏れによって陳腐化しメンバー全体に影響するのであれば直接コミュニケーションをもって工程表の情報精度を上げたほうが良い場合だってたくさんあるのだと思います。
プロジェクト管理のまとめ
さて、ここまで長い間お付き合いいただきましたプロジェクト管理の流れに関するのまとめですが
重要なのは
- キチンとゴールを決める（メンバ全員が共有できるイメージで）
- プロジェクトに合わせた管理手法およびツールを選ぶ
- タスク管理をキッチリする。その際にツールに頼りきらない
の3点ではないでしょうか。
世の中にはもう数えくれないくらいの数のプロジェクトが今現在も実行されています。ほんとうに数え切れないほどです。
そのプロジェクトの成功に少しでもお役に立てればとブラビオのプロジェクトメンバーは考えています。
（2019年末現在、ブラビオ・プロジェクトは25万社以上のグループで利用されています。）
