さて、ここで一度根本的なことに立ち返ります。ガントチャートとはなんであるのか、ガントチャートはなぜ必要なのかということです。

そんなものがなぜ必要かと言うと工期が長かったり、いろんな属性の組織が一つのプロジェクトで運用された場合などメンバー全員（もしくは発注者など）と適切に情報を共有することが必要で現時点ではがんとチャートが一番一般的なツールとされているからです。

もちろんガントチャート以外にもいろいろあるのですが、いわゆる「横向き、左が過去、バー表示」というビジネスシーンでオーソライズされていることでメンバー全員がなんとなく見方を知っていますので工程表を表現する時に説明があまり必要がないということもプロジェクト管理の情報共有でガントチャートが多く採用される理由の一つなのだと思います。

さて、ガントチャートの作成に必要な項目はどんなものでしょうか。
プロジェクトを無事完了まで辿り着くには沢山のタスクがあり、それぞれ開始日と期限があります。
また、各々のタスクにはおそらくメンバーやチームが割り振られていることでしょう。

よって簡単にまとめるとガントチャートの作成に必要な項目は

• タスク（タスクを纏めるためのカテゴリみたいなものも必要でしょう）
• プロジェクトとタスクの開始日、締切日
• タスクの担当するメンバー（社内、社外を含）

の３つだといえます。

もちろんタスク同士がリンクしている場合などの相関性なども必要ですがまずはこの３つが用意されていれば作表に入ることができると思います。

ガントチャートの使い方ですが通常ガントチャート専用のインターネットツールを利用する場合以外ではマイクロソフトのエクセルを使って作表するケースがほとんどだと思われます。
（メンバーが少ない場合で一箇所にいる場合はホワイトボードなども有効なのですが今回はその想定は外します。また、最近ではガントチャート機能付きの紙の手帳なども販売されているようですので活用してみるのも面白いかもしれません。）

さて、皆さんのプロジェクトではいつでもプロジェクトは順調に進み、割り振ったタスクは計画通りに実行されているでしょうか…？

確かに工場のラインを使う場合や大きな建造物などの大規模なプロジェクトの場合は「基本的にタスクの遅れは一切ありえない」というベースで実行されるものもあるかと思います。ただしその場合のプロジェクトは非常に沢山のマージンを抱えることも多いと思います。

ただ、この記事をご覧になっている皆さんのプロジェクトはおそらく途中で各々のタスクが遅れたり、メンバーがいなくなったりとあらゆる事情で一つ一つがなかなか計画通りに進まない場合が想定されると思います。

こんな場合に問題になるのが「計画された工程表（ガントチャート）をいつでも最新の情報に書き換え、都度関係のあるメンバー全員に周知し直す」という作業が発生します。ですからガントチャートは一度作ってしまえばそれで終わりというものではなく、日々の修正と周知を常に継続する必要があります。

エクセルシートで管理する場合は

エクセルシートで作表→メンバーからの上方を元に修正、調整→関係メンバーに周知　という作業を繰り返すことになります。したがってエクセルシートなどで作表された場合はガントチャートのバージョン管理などを行い前述の状況に備える必要があります。

ということでガントチャートの運用方法ですがこれが思いの外厄介なものです。

ガントチャートをまず作成し終えるとまずはメンバー全員に“周知”しなければなりません。
「いつからプロジェクトが始まって」「いついつまでに完了しなければならず」「各々のタスクはこういう日程で実行され」「そのタスクのメンバーは誰々さんです」という情報を周知するのです。

そして無事にプロジェクトが開始されたら今度はその各々のタスクがキチンと実行されているかをプロジェクマネージャが管理し、いろいろな事情で遅れているタスクがあればそれを助け、遅れることでその他のタスクに影響が出る場合はメンバーや関係部署を橋渡しして調整する必要があります。

そういった場面でボトルネックになってくるのが「メンバーの負荷状況の見える化」です。

ガントチャートは作表も簡単ですし、頭の中にあるToDoやタスクなどを比較的かんたんに表現することができます。でもその作表の中には実はメンバーの稼働状況は表示されないのです。一つのタスクが遅れてしまったりした場合でもプロジェクトというものは全体に影響する場合があります。

その際に工程表の問題だけならシートを書き換えてハイ終わりですが、実際の場面ではそういうわけにはいきません。メンバーには一度に仕事をできる量が限られているからです。

ですからガントチャートを運用する場合メンバーの負荷状況を見える化していくことは非常に重要なことだと思います。作図だけではプロジェクトは完了しないんですよね…。

そこでガントチャートの作表で定評のあるブラビオ・プロジェクトの登場です。

手前味噌ですがブラビオ・プロジェクトは現在25万社以上が登録する国内シェアNo.1のプロジェクト管理ツールです。（2019年富士キメラ総研調べ）

こちらのブラビオ・プロジェクトの特徴は

• ガントチャートがサクサク作れる
• 担当メンバーの負荷状況が見える
• 社外のメンバーもアサインでき、閲覧権限などを簡単に設定できる
• 作ったガントチャート（工程表）はエクセルシートにエクスポート（インポート）できる
• 進捗管理の機能がある。
• メンバー間のコミュニケーション機能（メッセージ）がある。

また、助かることに

• 「5人までならずーっと無料で使える」

という特徴があります。また、有料プランの価格体系も明朗会計で10人プランで月額3,000円ですからかなり柔軟にご利用いただけるのではないかと思っています。

さてさて。ここまで簡単にブラビオ・プロジェクトの説明をしてみました。
特徴のところでも説明しましたがブラビオ・プロジェクトは５人までで使う分には、
ずっと無料で使うことができますので是非ともプロジェクト管理の場面でどんどん使っていただければ嬉しいです。

さて、ここまでガントチャートの使い方を説明敷きました。

結局のところガントチャートを利用していく上で一番重要なのは作表されたモノそのものではなく更新が用意かどうかや、メンバー間のコミュニケーションなどアナログな部分が大きく影響することがわかっていただけたかと思います。

是非ともブラビオ・プロジェクトを利用して、感動できるプロジェクトを皆さんで楽しんでいただけたら嬉しいなと思います。